如果主管交代你，現在將一百封相同的信裝封完成，你需要做的事是將信封們寫上地址、貼上郵票、裝入摺好的信件、以及黏上封口。那麼，你的做法會是①一次裝好一封信；還是②先把所有信封寫好地址，再將一百封信全都摺好、再將它們全數放入信封、最後一口氣黏好封口、再分別貼上郵票呢？
這是艾瑞克·萊斯(Eric Ries)在他的著作《精實創業》中，說明單件流程與大量生產的迷思時舉出的案例。我想，正在閱讀這篇文章的你，很有可能跟我一樣，馬上可以回答出：當然是②的方法會最有效率，因為重複一樣的動作要比一次只完成一封信要簡單多了，加上熟能生巧，快速重複一百次相同的小步驟肯定會比較迅速，對吧？
然而，這個小實驗最終的解答，是①一次完成一封信，可以讓工作在比較快的時間內完成，是不是跌破你的眼鏡了？這並不是單次的實驗，有許多研究證實過這個結果，甚至有部落客實際錄製了影片來分析其原因：他們發現，採用②的方法時，在每個步驟之間會需要分類、堆疊、搬動信封堆，而每次進行這些動作時會損失2~5秒，若使用①的方法就不需要將時間花在這些地方；其次，如果過程中有問題發生，例如整批信封有小瑕疵無法封口，採用②的方法的組別，就得將已裝好的信件從都已寫好地址的信封裡拿出來，再取得新的信封寫上地址放入，但如果是①的方法，這個問題從一開始就會被發現，不會產生後續的麻煩。
企業成功之鑰-精實管理
之前我們分享過日本豐田汽車持續改善的企業精神，而精實製造(管理)同樣也是豐田能夠成功的關鍵之鑰，美國的汽車廠，如福特汽車，採用的是直覺上最有效率的大量生產法，使用數量驚人的機器用最快的速度進行生產，降低每個零件與步驟的單位成本，以此製造出便宜且規格統一的汽車；而豐田汽車既沒有資本購入大型的生產機器、日本在二戰之後的消費市場也不足以支撐如此龐大的汽車製造規模。於是豐田汽車反其道而行，他們使用可以快速重新設定、設定後能夠製造不同零件的小型全功能機器，來從事小量的生產，他們思考如何減短機器換模的時間，並且設置了所謂的「安東繩」，任何員工只要發現任何問題就可以拉安東繩要求協助。儘管問題可能無法當下立即被解決、整個產線也可能因此停擺，但如同上述裝信封的例子，及早發現並處理問題的好處，往往遠遠大於暫時停工的損失，豐田汽車也因此創造了最高品質的評價及最低成本的付出。
捷達優企管精實管理系列課程
或許，小量生產的方式並不完全能夠取代大型生產，許多世界知名的最賺錢的企業採行的依然是能夠大量且快速規格化生產商品的作業方式，但我們可以想一想，究竟是讓產線迅速大量的製造出產品、追求令人羨慕的高效率比較重要，還是能夠及時修正、確保做對了每件事情比較好，兩者之間又應該如何達到平衡？持續改善、精實精神所要討論的，其實也與這件事息息相關，捷達優管理顧問公司的精實(Lean)管理課程，帶您探討如何簡化不必要的作業流程與消除浪費，從效率效果的角度檢視流程品質，不僅適用於製造業，各行各業皆能藉由這樣的思考邏輯提升現有的作業品質，如有需求，我們提供企業包班的課程，歡迎填寫洽詢表單諮詢。
